PEC: cos’è, a cosa serve e come funziona

Da alcuni anni la PEC è entrata di forza nella vita di aziende e privati cittadini. La Posta Elettronica Certificata (da cui, appunto, PEC) è una casella di posta che permette di inviare e ricevere comunicazioni aventi valore legale. È ormai da diversi anni che l’Italia ha deciso di ricorrere a questo strumento per la gestione di tutta una serie di operazioni di contatto con aziende e cittadini. Da allora questo strumento si è evoluto fino a configurarsi come lo conosciamo oggi.

Register.it offre moltissime soluzioni  PEC, adatte a tutte le necessità e complete di tutti gli strumenti necessari alla gestione della Poste Elettronica Certificata.

Cos’è la PEC e come si usa

Volendo trovare una definizione completa alla PEC, possiamo definirla come un sistema informatico che permette di inviare e ricevere email che hanno validità giuridica e che si possono equiparare, per legge, a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Rispetto a quest’ultimo strumento l’efficacia è molto maggiore, proprio per le caratteristiche intrinseche della PEC.

Innanzitutto, il contenuto del messaggio è garantito e non modificabile. Con l’uso di protocolli di sicurezza molto avanzati viene certificato che il testo dell'email non potrà essere manipolato. Questo è un aspetto molto utile, anche e soprattutto nel caso in cui si tratti di comunicazioni, per esempio, con la Pubblica Amministrazione. Ad esempio, nel caso in cui si debba dare disdetta ad un’utenza o dare qualche comunicazione ufficiale, si avrà la garanzia della totale integrità del proprio messaggio.

Un’altra caratteristica della PEC è il rilascio al mittente di una ricevuta che attesta l’avvenuto invio del messaggio. Allo stesso modo, se si invia un messaggio ad un altro indirizzo PEC, si riceverà anche una comunicazione che ne garantisce la consegna. Per ogni fase del trasferimento viene anche inserito un riferimento di data ed ora dei “movimenti” del messaggio. Anche eventuali problemi, come il mancato invio o la mancata ricezione, sono sottolineati dall’invio da parte del sistema di apposite ricevute.

I messaggi PEC rappresentano quindi dei documenti digitali con valore legale e per renderli una corrispondenza con rilevanza giuridica devono essere conservati a norma di legge per 10 anni. La PEC di Register.it risponde concretamente a questa esigenza offrendo la conservazione digitale a norma dei messaggi di Posta Elettronica Certificata inclusa nel servizio.

Gli indirizzi PEC per i privati

Iniziamo con una grossolana distinzione delle PEC. Esse si possono dividere in PEC per i privati e PEC per le aziende. Cosa cambia?

Per i privati dotarsi di un indirizzo PEC non è obbligatorio anche se sempre più persone decidono di non fare a meno anche perchè possono craeare pec gratis. Oltre al fatto di poter contare su una PEC gratuita, la gestione delle comunicazioni ufficiali con questo strumento, invece che con le raccomandate, è più veloce, più sicura ed ha lo stesso valore legale.

L’utente può scegliere tra una vasta gamma di indirizzi PEC gratis a dominio neutro (...@pec.net , ...@pecmail.net, ...@pec-mailbox.it per fare alcuni esempi), gratuiti per sei mesi, da cui inviare le proprie comunicazioni ufficiali. Inoltre, Register.it mette a disposizione anche una Webmail PEC che può essere consultata da dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Con le soluzioni PEC di Register.it anche i liberi professionisti hanno l’opportunità di creare PEC gratis con un indirizzo PEC adatto alla propria professione scegliendo fra una vasta gamma di domini dedicati ai vari albi, in modo da rendersi subito riconoscibili come professionisti (…@pec-architetti.it, …@pec-assistenti-sociali.it, …@pec-avvocati.it, …@pec-commercialisti.it, …@pec-geometri.it ecc.).

Gli indirizzi PEC per le aziende

Tutte le società, le Partite IVA e le Ditte Individuali, hanno l’obbligo di dichiarare la propria casella PEC al Registro Imprese. Ne consegue quindi che per le aziende la PEC è obbligatoria.

Con Register.it è possibile  creare indirizzi PEC personalizzati su un dominio proprietario, del tipo ...@nomeadominio.it.

Questa è sicuramente la soluzione da preferire per le aziende perché consente di mandare messaggi con valore legale su un dominio proprietario e riconducibile al sito web dell’azienda e di presentarsi quindi online come un’azienda affidabile e al passo con i tempi.

Gli indirizzi PEC per le aziende offerti da Register.it sono quindi attivabili su dominio personale, includono le notifiche via SMS e l’archivio di sicurezza e, in base alle proprie necessità, possono essere attivati scegliendo tra diverse dimensioni (3GB o 5GB).

La conservazione delle email e dei documenti è garantita in base alle norme di legge. Questo perché essendo i messaggi e gli allegati documenti legali con rilevanza giuridica dell’attività di impresa, essi devono essere conservati per 10 anni.

Da alcuni anni le comunicazioni tra aziende e Pubblica Amministrazione devono svolgersi solamente via PEC, essendo stata abolita la comunicazione in forma cartacea. Ma la PEC ha una gamma di utilizzi molto più ampia, che va oltre il semplice dialogo con la PA. Anche la gestione di ordini, piuttosto che di fatture, può risultare più sicura con questo tipo di casella di posta.